Nieuwe OPO-tool bespaart tijd en verbetert efficiëntie voor administratieve aanvragen.
Om de klanten en medewerkers te helpen groeien, trekt ALTRAD SERVICES Benelux de kaart van innovatie en digitalisering. Deze nieuwe tool is een mooi voorbeeld van een ontwikkeling die bijdraagt tot efficiëntie en tijdwinst.
Minder fouten, meer gebruiksgemak
Sluitende offertes maken? Makkelijker gezegd dan gedaan. Zeker als meerdere medewerkers van verschillende departementen er hun steentje aan bijdragen. Om offerte- of projectorderaanvragen te vereenvoudigen, versnellen en verbeteren, ontwikkelde hoofd van het departement Calculation Insulation Wannes Raats een digitale tool. “Als werf- en projectleiders een offerte of projectorder aanvroegen, bezorgden ze informatie in een Excelbestand, vaak aangevuld met input via e-mail. Dat was omslachtig, tijdrovend en foutgevoelig. De nieuwe applicatie vermijdt ‘gepingpong’ tussen collega’s en bespaart tijd en frustratie.”
Try-out in Wijnegem en Verrebroek
Voortaan vullen de werf- en projectleiders in een paar muisklikken alle relevante gegevens in de offertetool in. Ze maken eerst een keuze uit het menu:
- Offerte koppelen aan bestaande PO
- PO aanvragen vanuit offerte
- PO aanvragen zonder offerte
- Offerte aanvragen
Binnen de menu-items kunnen ze informatie opzoeken, selecteren, aanvullen, wijzigen en bevestigen. Verplichte velden worden niet meer over het hoofd gezien, en het gros van de informatie wordt automatisch uit de database opgehaald. Zo krijgen de medewerkers van de calculatiedienst de volledige en correcte gegevens, keer op keer op dezelfde manier op de correcte locatie.
“Er gaan ongeveer 40 mensen, onder wie 15 intensieve gebruikers, met de tool aan de slag”, vertelt Wannes. “In eerste instantie alleen binnen de calculatiedienst in Wijnegem en Verrebroek. Na een testperiode en finetuning breiden we de tool uit naar andere vestigingen en afdelingen.”
De interne offertetool loont ook voor de klanten van ALTRAD SERVICES Benelux. Want die krijgen hun offertes sneller en met 100% correcte informatie.